اپن آفیس چیست؟

اپن آفیس چیست؟

گمان میکنم در طول یک سال گذشته شما هم مثل من کلمه اپن آفیس را زیاد شنیده باشید. هرچند کلمه اپن آفیس واضح به نظر میرسد اما معنای دقیق آن چیست؟ مزایا و معایب کار کردن در اپن آفیس نسبت به سبک سنتی محیط های کاری یا در اصلاح کلوز آفیس چیست؟ آیا قوانین خاصی در این چیدمان جدید وجود دارد؟

پیش از اپن آفیس، معماری شرکت ها به صورت کلوز آفیس بود. در کلوز آفیس‌ها فضای کار کارمندان، به وسیله دیوار (ساخت اتاق مجزا) و یا پارتیشتن (ایجاد جعبه اختصاصی برای هر فرد) برای هر شخص تفکیک می‌شد. در یک جمله کلوز آفیس یعنی هر عضو شرکت فضای خصوصی خودش را دارد. اولین بار در دهه پنجاه میلادی شرکت ها برای کاهش هزینه‌های ساخت و ساز داخلی خود و افزایش بهره برداری از فضای کاری، اپن آفیس را ابداع کردند. اپن آفیس در حقیقت سبک جدیدی از معماری داخلی فضای شرکت ها است. در معماری اپن آفیس، این شخصی سازی حذف و میزهای کاری در یک فضای بزرگ به یکدیگر چسبانده می‌شوند. کارمندان در کنار یکدیگر کار میکنند و حتی در بعضی موارد، میزهای کار اشتراکی برای چند نفر تعبیه میشود.

مزایای اپن آفیس

مشاهده شده که در اپن آفیس ها، ارتباط کلامی بین کارمندان افزایش پیدا میکند که منجر به بهتر شدن همکاری بین اعضا و بالاتر رفتن عملکرد تیمی می‌شود. همچنین در اپن آفیس به دلیل برداشته شدن فاصله فیزیکی بین مدیران و کارمندان، نظارت برعملکرد کارمندان آسان‌تر می‌شود. اما همچنان مهمترین مزیت اپن آفیس کاهش چشمگیر هزینه‌هاست.

معایب اپن آفیس

– زیاد بودن سروصدا

– انتقال سریع بیماری

– بالا رفتن تنش بین اعضا؛ تمامی انسان ها دارای شخصیتی منحصربفرد هستند و دیدگاه های متفاوتی دارند. کنارهم گذاشتن تعداد زیادی آدم با روحیات متفاوت در حالیکه دائم مجبور به ایجاد ارتباط کلامی هستند، به مدت هشت ساعت در یک فضای بسته، معمولا منجربه بالا رفتن تنش میشود.

قوانینی که امروزه در اپن آفیس‌ها اعمال می‌شود، به منظور کاهش معایب این فضای کاریست.

قوانین اپن آفیس

  • کار سایر اعضا گروه را مختل نکنید؛ به یاد داشته باشید، هرچند صحبت کردن در اپن آفیس آزاد است، اما این صحبت نباید مخل کار کردن سایرین شود. بحث‌ها غیر کاری و شخصی خود را برای ساعات ناهاربگذارید. تلفن‌های شخصی را برای ساعات بعد از کار بگذارید یا در صورت ضروری بودن، از محل‌های مشخص شده برای تلفن زدن استفاده کنید. با صدای بلند با افرادی که از شما فاصله دارند صحبت نکنید، به جای این کار از محل خود جا به جا شده و به فرد مورد نظر نزدیکتر شوید.
  • از استفاده از عطر، اسپری و ادکلن خودداری کنید. شاید شما از بوی عطر خود لذت ببرید اما ممکن است سایرین از آن بو دچار سردرد شوند.
  • بوی بد همه را آزار میدهد؛ استحمام روزانه داشته باشید و هر روز پیراهن یا تیشرت تمیز بپوشید. اسپری کار حمام را نمیکند و صرفا حمام کردن بوی عرق پیراهن دیروز شما را از بین نمی‌برد. اگر سیگاری هستید، بعد از استعمال سیگار آدامس بخورید. شاید شما بوی سیگار خود را احساس نکنید اما سایرین متوجه میشوند.
  • از تذکر دادن به سایر اعضا بابت سروصدا خودداری کنید؛ بپذیرید که در اپن آفیس صحبت کردن آزاد است و اپن آفیس کتابخانه نیست. چنانچه این صحبت‌ها تمرکز شما را به هم میزند، با هدفون موسیقی گوش دهید. اگر گوش دادن به موسیقی راندمان کار شما را کاهش میدهد به وایت نویز گوش دهید. وایت نویزها صداهایی هستند که تمرکز همه را افزایش میدهند. صداهایی مثل باران، ماشین لباسشویی، فن تهویه هوا و … . وایت نویزها را میتوانید در اسپاتیفای، یوتوب یا ساندکلاد با همین اسم پیدا کنید.
  • به فضای کار سایرین احترام بزارید؛ میز خود را همواره مرتب نگه دارید و وسایل خود را همه جا پخش نکنید. از نگه داشتن لیوان کثیف، ظروف استفاده شده، خوارکی های باز و ناتمام و دستمال کاغذی مصرف شده روی میز خود خودداری کنید. از خوردن وعده اصلی غذایی (ناهار) سر میز شدیدا اجتناب کنید.
  • برای جلسات، فقط از اتاق جلسات استفاده کنید؛ مهم نیست این جلسات دو نفره باشند یا ده نفره. مکالمه بیش از پنج دقیقه جلسه حساب میشود.

چند توصیه

بدون اجازه به وسایل شخصی سایرین دست نزنید؛ مهم نیست احتیاج به شارژر دارید یا نخ دندان. قبل از استفاده از وسایل سایرین با آن‌ها صحبت کنید. خوراکی هر فرد فقط برای خود اوست. به هیچ وجه خوراکی بقیه را نخورید و اگر ناچار به این کار بودید روز بعد پیش از آمدن به سرکار خوراکی خورده شده را برای او تهیه کنید.

اگر هر مشکلی در فضای کار خود دارید با مسئول مربوطه صحبت کنید. از ایجاد تنش و بحث مستقیم با همکاران خود خودداری کنید.

Tripema.com

1 پاسخ به “اپن آفیس چیست؟

ارسال پاسخ

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد. فیلدهای مورد نیاز با * مشخص شده اند.پر کردن این فیلد ضروری است *